Backup não é opcional: O que você precisa saber para proteger seus dados no Microsoft 365 e Google Workspace.

Data: 24/03/2025 16:28
| Autor: CristianoParmegiani

Descubra por que confiar apenas na retenção de dados das grandes plataformas pode ser um risco e como garantir a segurança das suas informações.

Imagine perder, em um piscar de olhos, anos de trabalho, contratos vitais ou informações essenciais da sua empresa. Parece exagero? Pois foi exatamente o que aconteceu com empresas e instituições que negligenciaram uma estratégia sólida de backup. Em um mundo onde a digitalização dos negócios cresce exponencialmente, garantir a segurança dos dados deixou de ser uma opção para se tornar uma necessidade.

Backup vs. Retenção: Não Confunda!
Muitas empresas acreditam que, por utilizarem soluções como Microsoft 365 e Google Workspace, seus dados estão automaticamente protegidos contra perdas. No entanto, há uma diferença crucial entre backup e retenção de arquivos. O backup cria cópias de segurança que permitem a recuperação rápida de informações perdidas. Já a retenção apenas mantém determinados dados armazenados por um período específico, geralmente para fins de conformidade legal ou regulatória.

A grande questão é que retenção não substitui backup. Se um arquivo for excluído acidentalmente ou sofrer um ataque cibernético, a recuperação pode ser impossível se não houver um sistema de backup adequado. E isso pode custar caro.

O Custo de Não Ter um Backup
A falta de uma estratégia de backup eficaz pode gerar impactos devastadores. Em 2021, uma das maiores instituições financeiras do mundo, o Banco Santander, sofreu um incidente no qual dados críticos foram deletados acidentalmente. Apesar de sua robusta infraestrutura de TI, a recuperação não foi instantânea e afetou operações essenciais. Outro exemplo notório foi o caso da Universidade de Kyoto, no Japão, que perdeu 77 terabytes de dados acadêmicos e de pesquisa por uma falha no sistema de backup. Esses casos reforçam a necessidade de uma abordagem preventiva e estratégica para a proteção de informações.

Ataques de ransomware também são uma ameaça crescente. Em 2023, empresas de diversos setores enfrentaram sequestros digitais de dados, nos quais criminosos criptografam arquivos e exigem resgates milionários para restaurá-los. Sem um backup atualizado, muitas organizações acabam reféns dessas extorsões.

O Papel do Backup na Segurança e Continuidade dos Negócios
Além da proteção contra exclusões acidentais e ataques cibernéticos, um sistema de backup bem estruturado garante continuidade operacional em cenários adversos. Empresas sujeitas a auditorias e normas regulatórias, como as do setor financeiro e da área da saúde, precisam garantir a preservação de dados para evitar sanções legais e prejuízos à reputação.

A responsabilidade pela segurança dos dados não é das plataformas que você utiliza, mas da sua empresa. Tanto a Microsoft quanto o Google deixam claro em seus contratos que o backup é uma responsabilidade do usuário. Depender exclusivamente das ferramentas nativas dessas plataformas pode ser um erro estratégico.

Felizmente, existem soluções no mercado que garantem a proteção completa dos seus dados, permitindo recuperação rápida e segura em caso de incidentes.

Mas o que torna um backup realmente eficaz?
Uma estratégia robusta deve seguir alguns princípios essenciais, como a regra do 3-2-1: manter três cópias dos dados, armazenadas em dois tipos diferentes de mídia, sendo uma delas fora do ambiente principal (como na nuvem). Além disso, é crucial que os backups sejam automatizados e frequentes, garantindo que os dados mais recentes estejam sempre protegidos.

Outro ponto importante é a criptografia e segurança do armazenamento, prevenindo acessos não autorizados e vazamentos. Testes periódicos de recuperação também são fundamentais para garantir que, em caso de necessidade, os arquivos possam ser restaurados sem falhas.

Por fim, considerar uma solução que ofereça backup incremental e diferencial pode otimizar espaço e velocidade, armazenando apenas as alterações feitas nos arquivos, em vez de duplicar dados desnecessários. Isso reduz custos e melhora a eficiência da proteção.

Implementar uma estratégia robusta de backup pode ser o diferencial entre um pequeno contratempo e uma crise irreversível. Afinal, quando o assunto é segurança digital, prevenir sempre será melhor do que remediar.

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